Caja registradora para IP: cómo elegir, procedimiento de registro y reglas de uso

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Los propietarios de su propio negocio saben de primera mano cuántas dificultades se asocian con iniciar o desarrollar su propio negocio. ¿Cuáles son todas las sutilezas legales con respecto al uso de medios de contabilización de ingresos y gastos de fondos? Para la mayoría de los empresarios individuales, la pregunta es especialmente urgente si una caja registradora es obligatoria para su uso y si es posible realizar actividades sin usarla..

¿Necesito una caja registradora para IP en 2019?

Para empezar, es importante aclarar qué se entiende por este concepto. Cajas registradoras (en adelante, KKM, KKT): este es un equipo que ayuda a los organismos tributarios y otros organismos estatales a llevar a cabo la supervisión y el control. Con la ayuda de CCM, se controla el movimiento de los fondos recibidos por el empresario en la prestación de servicios o la venta de bienes. Los dispositivos ayudan a mantener registros y recopilar información para informar.

La legislación prevé la abolición de las cajas registradoras para empresarios. Se le permite negarse a utilizar el PCC, pero en este caso, a pedido del comprador, el vendedor está inmediatamente obligado a proporcionar un documento de pago equivalente, que son los formularios de informe. BSO – y esto, por ejemplo, recibos, boletos, suscripciones, etc., debe contener todos los detalles del empresario.

Hasta hace poco, los PI podían realizar actividades comerciales sin utilizar cajas registradoras. Con la adopción de una nueva ley en 2016, la situación ha cambiado. Según él, KKM se vio obligado a utilizar a todos los empresarios que, al conformarse con los clientes, usan efectivo o tarjetas bancarias para pagos que no son en efectivo. El control sobre la implementación del programa se asigna a las autoridades fiscales..

Desde febrero de 2017, el registro de la caja de efectivo para IP antiguas ha cesado, tales dispositivos no podían transmitir información en línea. No todos los empresarios individuales estaban satisfechos con esta decisión. Las autoridades tomaron en cuenta este momento, por lo que permitieron cambiar gradualmente al nuevo modelo de equipo. Las fechas se determinaron en función del régimen fiscal utilizado por el empresario individual y el tipo de servicios prestados por él..

Propósito de KKM

Hay dos tipos principales de cajas registradoras. El primero son los dispositivos portátiles. Son pequeños dispositivos con funcionalidad limitada. El kit básico incluye componentes como una cinta de control de formato electrónico, un módem GSM o GPRS incorporado, un lector de tarjetas electrónicas y un teclado incorporado. Los dispositivos son ideales para principiantes IP. El segundo tipo son los dispositivos estacionarios utilizados en grandes puntos de venta. Se componen de muchos módulos (teclado, monitor, lectores de tarjetas, impresoras).

El proceso de trabajar con cajas registradoras para empresarios individuales es simple y no difícil. Con su ayuda, puede realizar una serie de operaciones:

  • Transferencia de información de compra en tiempo real a su operador de datos fiscales (en adelante, el operador, OFD). Los representantes de los organismos fiscales y otros organismos de inspección, así como el propietario de la empresa, pueden recibir datos sobre todos los cálculos realizados en línea..
  • Formación de cheques en formato electrónico. Un cheque en papel familiar se puede complementar con una versión electrónica. Se puede enviar por correo electrónico o SMS..
  • Suministro de impresión de documentos fiscales. Las cajas registradoras están equipadas con una unidad fiscal especial, gracias a la cual puede imprimir cualquier documento necesario a pedido.

En cuanto a la operación directa de KKM, aquí vale la pena mencionar las capacidades estándar de los dispositivos, lo que aumenta la velocidad del servicio al cliente y elimina el error del vendedor:

  • entrada de datos del producto;
  • síntesis de información sobre los parámetros de cada unidad;
  • la introducción de la cantidad recibida del comprador de dinero;
  • conteo instantáneo de cambio;
  • impresión de un cheque;
  • indicación e impresión de información de informes sobre transacciones financieras con un cliente.

Cajero automático

¿Qué aspecto tiene un cajero en línea para IP?

La legislación no describe el concepto de «cajero en línea». Este es el nombre de todas las cajas registradoras que registran información en una unidad fiscal. Este es un dispositivo especial que cifra y protege los datos fiscales que se transmiten en tiempo real al operador. El dispositivo brinda a las autoridades fiscales la oportunidad de no llevar a cabo una inspección de las cajas registradoras, ya que toda la información es recibida automáticamente por ellos. Además, el comprador siempre puede solicitar una copia del cheque, y el propietario de la empresa se deshace de la necesidad de completar numerosos informes sobre los pagos aceptados..

Las cajas registradoras se presentan en varias variedades. Cada uno de ellos tiene sus propias características, pero todos tienen un impulso fiscal:

  • POS terminales. Para trabajar, no necesita conectarse a una computadora personal. Tienen un potente procesador, una pantalla táctil a color y una impresora para imprimir recibos.
  • Cajeros automáticos. Pequeños dispositivos que funcionan de forma independiente sin conectarse a una computadora. Son un dispositivo con una pantalla pequeña y un teclado. Imprima cheques en una cinta estrecha gracias a una pequeña impresora incorporada.
  • Registradores fiscales. Dispositivos estacionarios que no tienen una unidad y una pantalla en su diseño. Conéctese a computadoras y tabletas con software especial y actúe como impresora para imprimir recibos.

Se está desarrollando un nuevo tipo de taquilla en línea, que permitiría su uso en la operación de tiendas en línea. Con su ayuda, al pagar los bienes en la red, los datos sobre la transacción se enviarían, por un lado, a las autoridades fiscales y, por otro, al comprador (por analogía con una tienda estacionaria). Los terminales inteligentes también se usan ampliamente: dispositivos móviles que son fáciles de usar y se pueden usar universalmente para los asentamientos de acuerdo con las leyes fiscales..

Las cuestiones relacionadas con el uso de las cajas registradoras se detallan claramente en la Ley Federal Nº 54-FZ (22/05/2003). Se realizan cambios periódicamente, el último de los cuales se remonta a finales de 2017. Principalmente se relacionan con la hora de inicio del uso obligatorio de las cajas registradoras. Cada vez para ciertos grupos de empresarios individuales, se cambia a una fecha posterior. Gracias al documento adoptado, los puntos principales con respecto al KKM están claramente definidos:

  • debe estar presente el número de serie en el caso;
  • adentro debe ser un reloj de tiempo real;
  • es posible instalar una unidad fiscal dentro del dispositivo (al actualizar un dispositivo antiguo);
  • debe haber un dispositivo de impresión (incorporado o enchufable);
  • Es posible generar documentos fiscales en formato electrónico y transmitirlos al instante;
  • aceptar confirmación de que el operador recibió (no recibió) datos fiscales;
  • la capacidad de imprimir en documentos fiscales de código de barras.

¿Quién debe utilizar las cajas registradoras?

Al realizar pagos por bienes y servicios en el territorio de Rusia, la presencia de una caja registradora en el IP es obligatoria, con la excepción de algunos casos estipulados por la ley. La implementación del PCC se lleva a cabo por etapas y depende del sistema fiscal seleccionado por un empresario individual:

Fecha de introduccion

Categorías de contribuyentes

31/03/2017

  • Vendedores de bebidas alcohólicas (incluida la cerveza), independientemente del régimen fiscal..

01/07/2017

  • BÁSICO.
  • STS.
  • Impuesto agrícola unificado.

01/07/2018

  • Contribuyentes que aplican PSN y UTII, pero siempre que hayan contratado trabajadores empleados en el comercio o en el campo de la restauración..
  • Al pagar con tarjeta o usar servicios especiales (por ejemplo, Yandex Cashier) en línea en tiendas en línea.

01/07/2019

  • Empresarios individuales que prestan servicios a la población (el sistema fiscal utilizado no se tiene en cuenta).
  • Emprendedores sin empleados que usan PSN o UTII.

Según la legislación, existe una lista de empresarios individuales que están exentos del uso de cajas registradoras. Los discutiremos a continuación, pero hay limitaciones para ellos. Las exenciones no se aplicarán si se comercializan bienes sujetos a impuestos especiales, como alcohol o tabaco. El régimen preferencial no se aplica a los PI que utilizan dispositivos automáticos para asentamientos (máquinas expendedoras).

Tipos de actividades de PI sin caja registradora

No está prohibido aceptar dinero en efectivo y usar CCTV de estilo antiguo en áreas de difícil acceso y asentamientos con una población de menos de 10 mil personas (con la excepción de ciudades distritales y regionales, asentamientos de tipo urbano). Los emprendedores que trabajan bajo el sistema de patentes o imputados deben agregarse aquí, porque los ingresos recibidos no se consideran la base para calcular los pagos de impuestos. A pedido de los clientes, simplemente escriben un cheque.

La lista exacta de áreas de actividad que no están sujetas al uso obligatorio de cajas registradoras se encuentra en la Ley N ° 54-FZ. No será superfluo recurrir a la autoridad fiscal local, ya que se pueden adoptar actos individuales sobre el terreno con respecto a la posibilidad de no utilizar la caja registradora teniendo en cuenta OKVED (Clasificador de actividades económicas de toda Rusia).

Las siguientes actividades no serán multadas por trabajar sin KKT:

  • Venta de revistas, periódicos y productos relacionados en quioscos. El volumen de su venta debe ser al menos la mitad de la facturación total. Requisito previo: los ingresos se mantienen por separado para este grupo.
  • Venta de valores.
  • Venta de cupones (boletos) para el transporte público urbano, siempre que se vendan en el vehículo.
  • Servicios de catering proporcionados en organizaciones de educación general durante el proceso educativo, y solo los estudiantes y empleados de esta institución los utilizan.
  • Comercio en ferias y exposiciones.
  • Al vender refrescos y helados en los quioscos.
  • Comercio de tanques de automóviles con leche, kvas, aceite vegetal, pescado vivo, queroseno.
  • El comercio estacional revoloteaba con verduras, frutas y calabazas..
  • Recepción de la población de reciclables. La excepción es chatarra, metales preciosos y piedras..
  • Reparar y pintar zapatos.
  • Venta remota de mercancías, si no requieren condiciones especiales de almacenamiento..
  • Corte de leña.
  • Fabricación clave y reparación de mercería metálica..
  • Arando jardines.
  • Venta de productos de artesanía artesanal..
  • Farmacias de trabajo, si están ubicadas en el campo.
  • Servicios de portería en aeropuertos y estaciones de tren..
  • Alquiler de viviendas privadas en alquiler.
  • Cuidado y cuidado de personas enfermas, discapacitadas, ancianos y niños..
  • Las actividades de las instituciones religiosas en la prestación de servicios al público o la venta de literatura y parafernalia..

Un hombre rompe un cheque

Gastos de compra y mantenimiento.

Un elemento de gasto adicional es la adquisición de nuevos equipos y su servicio postventa. Hay varias opciones para guardar. En primer lugar, no siempre es necesario reemplazar el dispositivo antiguo por uno nuevo. Antes de comprar un dispositivo, debe averiguar si es posible actualizar un dispositivo existente (instalando una unidad fiscal en lugar de una cinta de control electrónico – ECLZ). Si esto no es posible, solo es necesario comprar CCP de la lista de modelos aprobados por el Servicio de Impuestos Federales (en adelante, el Servicio de Impuestos Federales).

En segundo lugar, antes de utilizar el servicio para configurar y mantener cajas registradoras en línea, verifique con su banco si se ofrece un descuento adicional como cliente de la institución. No se olvide de elegir un operador de datos fiscales. La lista de CRF que tienen derecho a esto está aprobada por una comisión especial, después de lo cual se publica en el sitio web oficial del Servicio de Impuestos Federales. En la tabla a continuación, puede familiarizarse con los costos aproximados en los que tendrá que incurrir cuando utilice una caja registradora:

Artículo de gastos

Cantidad, rublos

Modernización del KKM existente.

De 5 mil.

Compra de nuevos equipos.

De 25 mil.

Instalación de software

De 5 mil.

Fondos transferidos para los servicios de un proveedor de Internet.

Desde 500 / mes

Servicios de operador de datos fiscales

Desde 3 mil / mes

Dónde y cómo comprar una caja registradora para IP

Según la ley rusa, los IP tienen derecho a usar solo aquellos dispositivos que hayan pasado la certificación y el registro estatal. Como cada dispositivo tiene una fecha de caducidad, necesita un firmware periódico y, si es imposible hacerlo, debe reemplazarse. Es preferible comprar KKM en tiendas especiales, y puede encontrar una lista detallada de los dispositivos permitidos en el sitio web del Servicio de Impuestos Federales. Al elegir el modelo correcto, puede estudiar de forma independiente la configuración del PCC o buscar ayuda de un especialista.

Dependiendo de los requisitos, el costo y la versión de los dispositivos pueden variar. Entonces, por ejemplo, para principiantes con baja rotación, es mejor usar dispositivos portátiles portátiles de bajo costo, por ejemplo, Mercury-180 u Orion-105. Para aquellos que comercian con pabellones pequeños, se recomienda echar un vistazo más de cerca a los modelos equipados con cajones de efectivo (AMC-100) o un lector de código de barras (Bar-M).

El equipo es atendido por una compañía de servicios con la cual el empresario individual debe concluir un acuerdo. Según él, la empresa realiza reparaciones, mantenimiento e inspección periódica de la caja registradora. Todos los meses, el técnico de servicio realiza una inspección de rutina y, si es necesario, reemplaza las piezas de repuesto. Al finalizar, se elabora un acto de finalización. Cuando el dispositivo falla, se emite un dispositivo similar durante la reparación.

Como escoger

Antes de comprar cajas registradoras, un empresario individual debe determinar los criterios que servirán como los principales al elegir el modelo óptimo para hacer negocios:

  • Diseño. En el mercado moderno hay dispositivos de varias configuraciones, desde pequeños dispositivos portátiles hasta dispositivos masivos. Los modelos más simples, que pesan alrededor de 900 g, son perfectos para representantes de servicios de mensajería. Serán insustituibles para principiantes IP. Máquinas serias que están equipadas con características adicionales: una solución rentable para los propietarios de grandes espacios comerciales.
  • El lugar donde se instalará el dispositivo. Si el área de la habitación es pequeña, son adecuadas las KKT compactas o medianas.
  • Capacidad para trabajar sin conexión. El criterio es importante al elegir dispositivos móviles. Para KKM estacionario, este indicador no es tan importante, ya que trabajan constantemente desde una fuente de CA.
  • Identificación. La opción se usa si una gran cantidad de vendedores trabajan en la tienda. En este caso, cada usuario puede iniciar sesión en el sistema con su propio nombre de usuario..
  • La presencia de una base de memoria. La mayoría de los modelos modernos están equipados con una oportunidad que ayuda a crear una base de datos de bienes o servicios para la implementación de informes detallados..
  • Velocidad de impresión. Una función importante con un gran flujo de clientes, por ejemplo, en grandes instalaciones minoristas. Un promedio de 8 líneas por segundo es la mejor opción para los minoristas pequeños y medianos. Los registradores fiscales tienen la velocidad más alta: aproximadamente 40 líneas por segundo.
  • Conexión de dispositivos periféricos. Varios tipos de dispositivos están conectados a tales CMC, por ejemplo, escalas o un lector de código de barras. La función ayuda a facilitar el trabajo del cajero y a ahorrar tiempo de mantenimiento..
  • Modo de operación de temperatura. Es importante prestar atención a este indicador cuando se planea utilizar el dispositivo al aire libre o en habitaciones con condiciones especiales de temperatura..

¿Cuánto cuesta una caja registradora para IP

El sitio web oficial del servicio de impuestos proporciona un registro de fabricantes de PCC y modelos que han pasado el registro estatal y se les permite usar IP. Como referencia, la siguiente tabla proporciona información sobre el precio promedio de los modelos populares vendidos en Moscú:

Fabricante del producto

Nombre del modelo

Costo de CCP, rublos

Atol

90F

14 mil.

60F

33 mil.

Evotor

7.2 Norma FN13

26 mil.

7.2 Alco FN36

46 mil.

10 Terminal inteligente 36Н36

38 mil.

Dreamcast

Dreamcass-F

10 mil.

VIki Mini

30 mil.

Clásico viki

55 mil.

Código de barras M

Elfos-MF Wi-Fi

13 mil.

Código de barras MPAY-F

14 mil.

ECAM

Estacionario

20000.

Tienda en línea

22,5 mil.

mensajero

19,5 mil.

Registro de caja registradora para IP

De acuerdo con la Ley N ° 54-FZ, a partir del 1 de febrero de 2017, se determinó un sistema unificado para registrar equipos de caja registradora. Puede registrar un PCC solo en el fiscal, siguiendo el siguiente algoritmo:

  1. Elegir el modelo correcto teniendo en cuenta las particularidades de hacer negocios.
  2. Compre una caja registradora de un proveedor especializado o en un centro donde posteriormente será atendida.
  3. Recogida y preparación de los documentos necesarios:
    • solicitud de registro en 2 copias;
    • Revista KM-4;
    • Revista KM-8;
    • Pasaporte técnico KKM más muestra de referencia;
    • contrato de arrendamiento o certificado de propiedad de los locales donde se ubicará la taquilla;
    • servicio especial de confirmación de etiqueta holográfica.
  4. Presentación de documentos a la oficina de impuestos en el lugar de registro de IP (!). Si el empresario tiene una firma electrónica, puede registrar remotamente un nuevo dispositivo.
  5. Obtener una tarjeta de registro. Deben emitirse en la oficina de impuestos a más tardar cinco días hábiles después de la transferencia de documentos.
  6. Fiscalización de caja registradora por un inspector de impuestos.

Caja registradora en manos

Sanciones por el trabajo de un empresario individual sin caja registradora

No todos los empresarios están obligados a comprar equipos de caja registradora, pero aquellos ciudadanos para quienes este momento es obligatorio deben recordar que para ellos, como funcionarios, se les proporciona responsabilidad administrativa por la violación de la ley:

  • evasión del uso de KKT – de 10 a 30 mil rublos;
  • violación reiterada, si la cantidad de facturación no contabilizada es superior a 1 millón de rublos: suspensión de la actividad por un período de hasta 90 días;
  • el uso de equipos no contabilizados o defectuosos (incluso sin acceso a Internet y una unidad fiscal) – 1.5-10 mil rublos;
  • evasión de emitir un cheque (en papel y / o electrónico) – 2-10 mil rublos.
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