El control de los empleados es una de las cosas más aburridas del mundo. Y si también son remotos, entonces este es un «dolor de cabeza» adicional. Ni la gerencia disfruta el proceso («sería mucho más fácil si todos trabajaran en la oficina con la independencia»), ni los propios empleados que compilan informes sobre el tiempo dedicado «útilmente».
Este fue el caso en una gran cantidad de empresas hace unos años, pero hoy en día los procesos que no brindan beneficio ni placer están muriendo. Los volúmenes de tareas completadas, su efectividad y el cumplimiento de los plazos han salido a la luz..
Al mismo tiempo, el número de tareas remotas en todo el mundo está en constante crecimiento. ¿Es posible controlar a los empleados remotos de manera efectiva y para que el proceso no cause irritación ni a los gerentes ni a los especialistas? Dio una respuesta a esta pregunta e identificó varios pasos básicos en este camino: Dmitry Kostomarov, emprendedor y business angel.
1. Elija el personal adecuado
¿Qué se quiere decir aquí? La parte del personal que trabaja remotamente para usted debe ser capaz de realizar tales actividades. La gestión de los empleados orientados a los valores de la era industrial es prácticamente imposible sin la participación física y la presencia del jefe. Su contingente en este caso son personas con una alta capacidad de autoorganizarse, motivarse, trabajar de manera eficiente (de acuerdo con las tareas) y cumplir con los plazos, independientemente de las circunstancias externas..
2. Interactuar y controlar
Si encuentra personas aptas para el trabajo remoto, surge la pregunta de cómo establecer tareas de manera efectiva para ellos, ver cómo se llevan a cabo y, en general, controlar a los empleados remotos. Hay varios sistemas para esto..
Por ejemplo, considere el trabajo de un representante de ventas en cualquier territorio. Esta es una de las profesiones, que en la era industrial requería una gran cantidad de independencia e iniciativa. El establecimiento de objetivos estratégicos, la presentación de KPI históricamente tuvo lugar en el marco de sesiones informativas. Se hicieron anuncios en las reuniones del equipo y los resultados se resumieron en ellos. Ahora todo está empaquetado en dispositivos móviles personales, con breves resúmenes interactivos con una prueba de comprensión. Esta es una nueva clase de software: sistema de gestión de la fuerza laboral, cuyo primer representante en Rusia es el objeto de mis inversiones: Equio.
La automatización de los representantes de ventas comenzó hace mucho tiempo y generó una clase de sistemas llamados SFA (Sales Force Automation, Sales Automation). Estas soluciones le permiten recoger pedidos, generar documentos. Los sistemas SFA han adquirido durante mucho tiempo el control automático de geolocalización; pueden rastrear rutas, duración de visitas, recopilar y procesar información sobre pedidos, ayudar a planificar envíos, emitir facturas y controlar pagos.
3. Planifiquen juntos
El control remoto de los empleados no está exento de planificación. Las reuniones de equipo ya no son necesarias cuando hay sistemas que utilizan las capacidades de los dispositivos móviles para asignar y ajustar tareas, motivar a los empleados. Las soluciones de la clase CRM (Gestión de la relación con el cliente, Gestión de la relación con el cliente) facilitan la planificación del trabajo con los clientes..
Algunas funciones de liderazgo y planificación personal se implementan en sistemas de configuración de tareas conjuntas, como ToDoIst y sus análogos. Debido a una cantidad suficiente de soluciones funcionales convenientes, tanto los representantes de ventas como los trabajadores de otras áreas tienen la oportunidad de actuar como «unidades de combate» independientes que no están vinculadas a la oficina.
4. Reúna equipos de acuerdo con el principio del diseñador.
En áreas de diseño, es aún más interesante. Hoy en día, no es necesario tener un equipo inflado de especialistas, algunos de los cuales trabajan con toda su fuerza solo ocasionalmente. Puede contratar empleados compartidos para proyectos y formar equipos en función del constructor.
El software Trello y MeisterTask, por ejemplo, le permite administrar no solo su propio personal, sino también reunir equipos de especialistas de varias compañías. MeisterTask utiliza un kanban (un sistema para organizar la producción y el suministro que le permite implementar el principio de «justo a tiempo») para este tablero, donde se cuelgan las «hojas de tareas», cuando se hace clic, se abre la información interna del proyecto, los contactos, las noticias, el chat, se almacenan todos los documentos necesarios. . En tales sistemas, no se pierde información importante, no necesita buscar letras sobre la tarea y mantener registros separados para el proyecto.
5. Interactuar eficientemente
SCRUM vino al rescate de los negocios ordinarios. Se basa en el principio del movimiento continuo hacia un resultado común a través del logro obligatorio de tareas a corto plazo, de las cuales se compone todo lo demás. SCRUM implica breves sesiones informativas obligatorias para establecer tareas, sesiones breves de interrogatorio y la negativa de «debriefing» si eso no funciona, centrándose en cómo solucionar la situación y no en quién tiene la culpa. La filosofía positiva de SCRUM, combinada con las soluciones tecnológicas que hemos discutido anteriormente, aumenta la productividad al menos una vez y media, y le permite responder con flexibilidad a la situación, actuar de acuerdo con las circunstancias.
6. Cambiar el enfoque
Pero la pregunta principal que enfrenta cualquier empresa que haya decidido utilizar activamente formas de interacción remotas, reducir la carga en las oficinas, volverse más móvil y flexible, no radica en el plano de TI. Lo principal es entender cómo gestionar los cambios en las cabezas, no solo de los empleados comunes, sino también de los gerentes. El personal, especialmente móvil y / o remoto, debe recibir una mayor libertad junto con una mayor responsabilidad. Y trabajar, enfocándonos en el resultado. Este es uno de los puntos más importantes que le permitirá implementar el control correcto de los empleados remotos y el trabajo normal con ellos..
Un hecho interesante: el liderazgo de la oficina de representación rusa de un importante proveedor de telecomunicaciones, al enterarse de que los empleados de la oficina que deben pasar cantidades estrictamente reguladas en sus paredes de trabajo, pasar horas en las redes sociales, han bloqueado el acceso a las plataformas más populares. ¿Qué pasó después? Así es, casi al mismo tiempo, comenzó a gastarse en numerosos descansos para tomar café, descansos, viajes al salón de belleza y estilismo (un salón de belleza en el centro de negocios). Pero casi ninguno de los empleados llegó tarde al comienzo de la jornada laboral. Es comprensible, incluso por retrasos de cinco minutos se proporcionó una multa en dólares. Al mismo tiempo, si la gerencia evaluara la efectividad solo por tareas, y no por el tiempo que pasa «dentro y fuera» en la oficina, sería mucho más interesante para los empleados trabajar.
Si rompes el obstáculo principal, el resto funcionará. Para llegar a comprender que el trabajo no es tráfico, sino el resultado, visualice cada una de sus acciones en el proceso y su valor. En un momento, este ejercicio simple me ayudó a comprender que el 80% de mi tráfico es una interacción sin sentido con otras personas..
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¿Cuál es la mejor forma de controlar y mantener el seguimiento de los empleados remotos para asegurar su productividad y rendimiento? ¿Qué estrategias o herramientas recomiendan para supervisar el trabajo a distancia y mantener una comunicación efectiva con el equipo? ¿Existen métodos específicos para evaluar su desempeño sin estar físicamente presentes? Agradezco cualquier consejo o experiencia en este tema.
Para controlar y mantener el seguimiento de los empleados remotos y garantizar su productividad, es importante establecer objetivos claros y medibles, así como brindar retroalimentación constante.
Recomiendo utilizar herramientas de gestión de proyectos como Trello, Asana o Slack para coordinar tareas y mantener una comunicación efectiva. Además, es fundamental realizar reuniones regulares por videoconferencia para mantener una conexión cercana con el equipo.
Para evaluar su desempeño, se pueden utilizar métricas de productividad, cumplimiento de plazos y calidad del trabajo. También es importante fomentar la transparencia y confianza en el equipo. La clave es establecer una cultura de trabajo remoto sólida basada en la confianza mutua y la comunicación abierta.