Cómo crear un lugar de trabajo en la oficina

El contenido del artículo

• Lugar de trabajo de oficina
• ¿Cómo es una oficina moderna?
• Muebles de oficina
• Lugar de trabajo de oficina – Iluminación
• Aire de oficina limpio y fresco: ventilación
• Decoración de oficina
• Lugar de trabajo de oficina desde el punto de vista de la gestión moderna
• Clasificación
• Colocación racional (puesta en orden)
• Limpieza de documentos (barrido)
• Estandarización
• Nutritivo

En este artículo: Planificación de una oficina moderna selección de mobiliario de oficina; requisitos de iluminación; aire fresco en la oficina; decoración de locales; gestión moderna – Sistema 5S.

Lugar de trabajo de oficina

¿Cuánto tiempo pasamos en el trabajo? La ley establece una jornada laboral de 8 horas, 40 horas (cinco días) y 48 horas (seis días) a la semana laboral. De hecho, debe permanecer en su lugar de trabajo durante 9 a 10 horas: grandes volúmenes, tareas urgentes, informes, resúmenes, etc. El lugar de trabajo se destaca entre semana, en casa solo se puede ver la televisión y dormir; la eficiencia y productividad de cada empleado en cualquier empresa depende de cuán correcta sea la organización del lugar de trabajo..

¿Cómo es una oficina moderna?

Hay dos esquemas principales para construir una oficina: oficinas y pasillos entre ellos (esquema clásico), espacio de oficina abierto (esquema americano). La oficina clásica es una especie de patrimonio del siglo pasado, está dividida en grupos, oficinas y departamentos, las puertas de las oficinas están equipadas con carteles que indican quién se encuentra en la habitación detrás de ellas. La oficina clásica tiene una cosa en común con la oficina del esquema estadounidense: la administración de la empresa, por regla general, ocupa el piso más alto del edificio..

El diseño de la oficina estadounidense tiene varias ventajas a la vez: ahorro de espacio significativo (sin paredes internas); democracia (los lugares de trabajo están separados solo por particiones delgadas en ausencia total de puertas internas); facilidad para realizar cambios funcionales. Este diseño facilitará enormemente los problemas de comunicación y coordinación lineal. Los paneles semitransparentes de particiones, que dividen una oficina abierta en áreas de trabajo, realizan dos tareas al mismo tiempo: crean la ilusión de un espacio aislado para los empleados y ayudan a difundir la luz, prácticamente sin crear zonas de sombra..

La mayoría de las oficinas rusas prefieren un diseño mixto con elementos de oficinas abiertas y clásicas de acuerdo con la visión de la alta dirección; es más cierto si el diseño lo calculan especialistas.

Muebles de oficina

Un lugar de trabajo de oficina es impensable sin un conjunto mínimo de muebles: una mesa, una mesita de noche, una estantería y una silla cómoda. Lo principal en la selección de muebles de oficina será su ergonomía: el máximo confort posible y el mínimo estrés en el cuerpo humano..

Tomemos, por ejemplo, una silla de oficina clásica: puede sentarse en ella sin dañar el cuerpo durante solo 15 minutos al día. Al mismo tiempo, una silla cómoda (reposabrazos, reposacabezas, altura del asiento ajustable y posición del respaldo) reduce la tensión en los músculos y la columna, apoyando el cuerpo en toda la zona de contacto..

Una mesa de oficina ergonómica no tiene que tener la forma geométrica correcta; las líneas curvas del tablero de la mesa permiten que se use más amplia, porque las manos humanas no pueden cubrir un área superior a 40 cm, es decir, tendrá que alcanzar el documento deseado y tensar los músculos de la espalda. Y, sin embargo, el área de un escritorio de oficina realmente bueno no es menos de 1 m².

La comodidad adicional para el trabajo será creada por dispositivos auxiliares: soportes, bandejas y varias superestructuras. Pero es importante no sobrecargar el escritorio con ellos, utilizar mesitas de noche móviles y estantes con bisagras. La primera regla de la oficina: todo debe estar a mano, solo necesita estirarlo.

El teclado de la computadora, un atributo indispensable de la oficina, debe colocarse sobre la mesa lo más lejos posible del borde, porque Las manos en posición «suspendida» están expuestas a esguinces crónicos. Por lo tanto, la compra de una mesa con un estante de teclado extraíble es una decisión extremadamente desafortunada que no contribuye ni a la comodidad ni a la salud de un empleado de oficina..

Gabinetes de oficina: estos deben colocarse lo más cerca posible del escritorio del empleado (ahorrando tiempo), pero de manera que no bloqueen el pasillo principal. Las dimensiones y el material estructural de los muebles del gabinete son importantes: los nichos abiertos del gabinete, los estantes transparentes y las paredes de vidrio templado expandirán visualmente el espacio y crearán más comodidad para los trabajadores de oficina y los visitantes..

Lugar de trabajo de oficina – Iluminación

Trabajar en una habitación con poca luz es estresante para los ojos, lo que conduce a una rápida fatiga ocular. Por lo tanto, debe tratar el diseño de las lámparas, el tipo de lámparas que contienen, con no menos atención que a las cuestiones de planificación y mobiliario. Se requiere lograr la iluminación más ideal que permita a un trabajador con cualquier agudeza visual distinguir fácilmente signos y símbolos tanto en papel como en un monitor de computadora..

Por ejemplo, no debe construir iluminación con lámparas fluorescentes; dicha luz causa fatiga debido al parpadeo (frecuencia de 50 Hz), la mejor solución serían las lámparas halógenas. La iluminación completa es calculada por especialistas, los datos iniciales serán el propósito de cada habitación, el número de trabajos, la presencia / ausencia de fuentes de luz natural. Las fuentes de iluminación artificial, si se construyen correctamente, crearán el estado de ánimo psicológico necesario para los empleados y visitantes..

Aire de oficina limpio y fresco: ventilación

La necesidad de aire fresco en espacios cerrados es tan urgente como un control climático efectivo, especialmente si en el mismo espacio se encuentran los lugares de trabajo de varios empleados. Curso de biología escolar: inhale aire rico en oxígeno – exhale una gran cantidad de dióxido de carbono. Y cuanto más dióxido de carbono se acumula, peor se sienten las personas: somnolencia, dolor de cabeza, una fuerte disminución de la capacidad de trabajo..

Dependiendo de la época del año, el problema se resuelve con las ventanas abiertas, sin embargo, junto con el aire limpio, los ruidos externos, los olores y el polvo de la ciudad penetran en la oficina. Los sistemas divididos, por alguna razón desconocida, se consideran la solución al problema, en realidad no resuelven nada, simplemente no pueden hacerlo. El secador de pelo interno del sistema split acondiciona y limpia perfectamente el aire del polvo, pero no proporciona una entrada de oxígeno; la unidad exterior del split está diseñada para enfriar el refrigerante del sistema y no para tomar aire del exterior. Además, siempre habrá uno o dos lugares de trabajo en la habitación, apagados por el flujo de aire del secador de pelo dividido: un resfriado crónico está garantizado..

La solución óptima es un sistema de aire acondicionado central que realiza la limpieza, refrigeración / calefacción, humidificación / deshumidificación del aire suministrado. Gracias a esto, la oficina tendrá un microclima óptimo y un suministro constante de aire fresco y limpio en cualquier época del año..

Decoración de oficina

Como regla general, el diseño interior de la oficina está diseñado en el llamado estilo «empresarial», que también puede describirse como impersonal. Los carteles, pinturas, reproducciones y composiciones de vitrales ayudarán a traer colores a la atmósfera de la oficina. Con su ayuda, puede definir claramente las áreas de trabajo; por ejemplo, la recepción (recepción) debe estar decorada con el estilo de imagen de la empresa para crear impresiones positivas brillantes para los visitantes..

Es absolutamente imposible amontonar en los alféizares de las ventanas las plantas en macetas incómodas, tan características de las instituciones soviéticas, en una oficina moderna. Pero no debe abandonarlos por completo, solo debe abordar cuidadosamente la elección de las especies de plantas y su ubicación. Las palmeras son perfectas para salas de conferencias y pasillos, para la oficina de administración – una planta grande, para la recepción – varias plantas pequeñas. Una decoración digna de cualquier oficina será un jardín de invierno, donde podrá relajarse o celebrar una reunión de negocios en un ambiente más relajado. Es mejor confiar la decoración de la oficina con plantas a un fitodiseñador profesional..

Lugar de trabajo de oficina desde el punto de vista de la gestión moderna

Se basa en el sistema 5S, desarrollado y utilizado con éxito por la corporación japonesa Toyota durante los últimos 50 años..

Clasificación

Le permitirá resolver por completo el problema del caos en el lugar de trabajo, creado por varios documentos y elementos (equipos) innecesarios almacenados durante años «por si acaso». Es necesario, mediante esfuerzos conjuntos, identificar y trasladar a un lugar determinado (zona roja) a los candidatos «para la eliminación», marcando con etiquetas rojas. Si después de un mes no hay necesidad de artículos de la zona roja, deben venderse, reciclarse o eliminarse.

Colocación racional (puesta en orden)

Para cada documento en la oficina, debe asignar un lugar específico donde se devuelve el documento después de cada pago. Por lo tanto, se minimiza el tiempo para encontrar los documentos y formularios necesarios..

Limpieza de documentos (barrido)

Al final de la jornada laboral, cada documento debe ser devuelto a su lugar. No está permitido abarrotar el escritorio con montones de carpetas y documentos; el empleador necesitará tiempo de trabajo pagado para encontrar el adecuado entre ellos..

Estandarización

En el marco de una empresa específica, es necesario desarrollar estándares para todos los procesos de trabajo, así como comunicaciones verticales y horizontales entre divisiones de la empresa. Como resultado, una gran variedad de cuestiones que surgen cada día se resolverán en el menor tiempo posible y sin la participación del equipo directivo..

Nutritivo

Es necesario llevar al automatismo la implementación de todas las reglas anteriores entre los empleados de oficina. Deberían convertirse en un hábito, una especie de norma de comportamiento en esta oficina..

Para identificar la necesidad de la introducción del sistema 5S, es suficiente realizar una pequeña prueba, instruyendo al empleado para que encuentre un documento específico (cualquier informe, formulario, contrato) y registre el tiempo dedicado por él a las búsquedas. Si el intervalo de tiempo es de más de un minuto, se necesitan con urgencia cambios drásticos en el manejo..